ş güvenliği uzmanlarının görevleri arasında işyerini tehlikelerden, çalışanları ise çeşitli sağlık risklerinden korumak için alınması gereken önlemleri belirlemek ve bunu işverene iletmek bulunur. Ancak ne kadar tedbir alınırsa alınsın, ne kadar iş güvenliği ilkelerine uyulursa uyulsun zaman zaman iş kazaları yaşanabilmektedir. Böyle bir durumda panik yapmak yerine, yaralanan çalışanın sağlık desteği almasına ve nerede hata yapıldığına odaklanmak önemlidir. Önceden alınan tedbirler kadar iş kazası sonrasında revize edilen önlemler dizisi de yeni iş kazalarının önlenmesinde rol oynar.
İş kazası araştırma raporu 2 sayfadan oluşmaktadır. Detaylı bilgilerin olduğu bu iki sayfayı eksiksiz doldurmak önemlidir. İlk sayfada iş kazası araştırma raporuna ait doküman no, sayfa no, revizyon no, revizyon tarihi sağ üstteki boşluklara yazılır. O yıl içinde gerçeklemiş kaçıncı kaza olduğu büyük harflerle NO yazan yerin karşısına yazılır. Hemen devamında ise TARİH satırına ilgili kazanın olduğu tarih atılır.
Alt kısımda işletmenin adı, kazaya karışanın adı soyadı, doğum tarihi, uzmanlığı, yaptığı iş, çalışma deneyimi, kazanın nerede olduğu, saat kaçta gerçekleştiği sol taraftaki sütunda ilgili satırlara eksiksiz şekilde doldurulmalıdır. Hem yan sütunda ise yukarıdan aşağıya sırasıyla, telefon numarası, etkilenen uzuv, tedavi sonucu, kullanılan ekipman, yapılan rutin işlerden mi sorusunun yanıtı, sorumlu amirler, sorumlu İSG uzmanı ve sorumlu çalışan yerleri tamamen doldurulmalıdır.
İş kazası hakkında kaza yapılan makine, ekipman veya araç gibi bir şey varsa konunun uzmanından yardım alınabilir. Bir makine mühendisi veya teknikeri, elektrik mühendisi veya teknikeri gibi işinin ehli uzmanlardan kaza hakkında bilgi toplanırken yararlanılmasında fayda vardır. İş kazasında olayın gelişimi iş güvenliği uzmanı tarafından ilgili rapor kısmında anlatılır. Olaya karışan veya olayı gören kişinin ifadesi de eklenir. Normalde olmazken neden şimdi oldu sorusuna da yanıt aranır.
Yaralanma durumunda revirde yapılan müdahale de ilgili boşluğa yazılır. Olaydan sonra geçici tedbir alınıp alınmadığı iş güvenliği uzmanı tarafından not edilmelidir. İş kazalarında bu bölüm önemlidir çünkü bir ihmal veya ihlal söz konusu ise tedbirlerin alınıp alınmadığı sorgulanır. İş kazası raporunda ilk sayfanın en alt kısmında çevre koşulları, olayın sonuçları ve çalışanın olaydan sonraki günler için raporlu olup olmadığı kısımları yer almaktadır.
Çevre koşulları kısmında iş kazası anında mekandaki gürültü, aydınlatma, görüş koşulları, hava kalitesi, hava durumu, sıcaklık ve zemin durumu not edilir. Olayın sonuçları kısmında ise emniyet sağlık açısından etkileri, çevresel etkileri, üretim üzerine etkileri, oluşan malzeme ve ekipman kaybı, müşteri üzerine etkileri yer almalıdır. Ayrıca çalışan raporlu ise kaç gün raporlu olduğu, hasta kayıp saat, refakatçi kayıp saat ve toplam kayıp saat yazılmalıdır.
İş kazası raporu iş güvenliği uzmanı tarafından titizlikle doldurulmalı ve önemli detaylar atlanmamalıdır. Raporun ikinci sayfasında ise bir dizi soruya cevap verilmesi istenmektedir. İş güvenliği uzmanı tarafından doldurulacak olan soru listesinde genel olarak uygun KKD olup olmadığı, KKD’nin kalitesi, işyeri tarafından mı verildiği, çalışma izin formunun olup olmadığı, çalışanın son 24 saatte ne kadar mesai yaptığı, işi yapan kişiler arasında yeterli iletişim olup olmadığı tarzında sorular yer almaktadır.
Malzeme hasarının olup olmadığı, çevre kirliliğine sebebiyet verip vermediği, yangın ve güvenlik ihlalinin gerçekleşip gerçekleşmediği ve prestij kaybı yaşanıp yaşanmadığı gibi soruların cevapları da yer almalıdır. İş kazası raporunun son bölümlerine doğru temel kök sebeplerde kişisel faktörler ile iş-çalışma faktörleri kısmı yer alır.
İyileştirme faaliyetleri için kontrol alanları kısmı yine iş güvenliği uzmanı tarafından doldurulur. Analiz sonucu kısmında ise öneriler yer almaktadır. Bu kısımda iş güvenliği uzmanının yaptığı iş kazası araştırması sonucunda elde ettiği veriler ışığında hangi tedbirlerin alınması gerektiği belirtilmelidir. İSG uzmanının profesyonel görüşü burada devreye girer. Öneriler kısmında kimin ne zaman ne yapacağı da belirtilmelidir.
İş kazası araştırma raporu bilgileri doldurulduktan sonra evrakı olay incelemesi yapan 3 kişi adlarını soyadlarını ve görevlerini yazarak imzalamalıdır.
